Moleskine kara kaplı defter: Özellikle kara kaplı olması gerekir.

Diğer renkler “business” değildir, karizmayı düşürür. Defterin sayfaları çizgisiz olmalıdır. Çizgili defter kullanmak, “adam yönetici olmuş hala çizgisiz cetvelsiz doğru düzgün yazamıyor” imajı verebileceğinden genellikle tercih çizgisizden yana olur.

Toplantı başlangıcında deftere tarih, toplantı adı ve katılımcıları yazmak profesyonelliği ifade eder. Hatta toplantı katılımcılarının masanın neresinde oturduğunu gösterenküçük bir çizim ilgili Toplantı İnsanı’nın algısını Nirvana’ya yükseltir.

Mont Blanc veya Cross kalem: Toplantı esnasında masaya konulur sadece çok önemli bir kaç satır yazılır. Böylece insanlar, sizin ne kadar zeki olduğunuzu, herşeyi anladığınızı ve özet olarak bir iki cümle yazdığınızı düşünür. Toplantı katılımcılarından kalemi farketmeyenler için kalemin mürekkebine bakılır, açılır içi çıkarılır vs. Böylece herkes kalemi tüm özellikleri ile gözlemleyebilmiş olur.

Hatta bazı kesimlerde geri kalmışlık olarak adledildiğine dair rivayetler muhteliftir. Kartvizit, özenle seçilmiş kartvizitlikten nazikçe çıkarılır, istense de istenmese de her karşılaşılan kişiye verilir. Burada, “ulan ben de bu pozisyonda bu şirkette çalışıyorum, boru değil beni buna göre konumlandır” mesajı verildiğine şahit olunmuştur.

Toplantı masasına dirsekleri koyunca, ceketin arasından itina ile çıkan gömlek kollarında büyük bir ihtişam ile ben buradayım diyen kol düğmeleri: Kol düğmesi gerçekten çok “business” bir araçtır. Eğer kol düğmesi takıyorsanız “işinize özen gösteriyorsunuz, yönetici iseniz bu pozisyonu hakediyorsunuz değilseniz kesin yönetici olacaksınız” imajını verir.

Kol düğmelerinin farkedilmesi için dirsekler özenle masaya koyulur, ceket sıvanır ve kol düğmeleri katılımcıların gözüne sokulur. Kol düğmelerinin lansman sürecinde gömlek manşetlerinde yeralan isim baş harflerini de entegre bir şekilde gösterebilmek büyük bir takdir toplar.

Blackberry ve iphone 4, özellikle Blackberry çok “business” bir aksesuardır. Bu aksesuarlar toplantı masasının altında etkin kullanılmaları ile ünlüdür. Eğer üst düzey yönetici iseniz toplantı masasının üzerinde de çatır çatır bu cihazlarla oynaşabilirsiniz. Genellikle sıkıcı toplantıların vazgeçilmez can simitleridir. Maillere bakılır. Cevaplar yazılır. Facebook‘ta adam pokelenir.

Twitter‘a @surada, “bilmem ne toplantısındayım” yazılır. Gündemden detaylar paylaşılır. “Bakın biz ne mevzularla uğraşıyoruz ne büyük adamlarız” mesajı verilir. Friendfeed’te like yapılır. Foursquare’de check-in olunur ve toplantı odasının, şirketin, muhtarı olunmaya çalışılır. Çaktırmadan foto çekilip Flickr‘a Facebook’a yüklenir. Görüldüğü gibi bu araçlar, sıkıcı geçen bir toplantıyı Alice’in harikalar dünyasına dönüştürebilir.

Toplantı süreci, “Baba bu konu ile ilgili toplanmamız lazım” diyaloğundan sonra toplantı davetiyeleri “Meeting Request” gönderilmesi ile başlar.

“Meeting request” göndermek, “meeting reuest” gelince “accept”etmek, hatta artislik yapıp “Tentative” demek veya “meeting request”ı “forward”etmek, “calendar” paylaşmamak, “arasın takvimimi öğrensin” demek, Toplantı İnsanları’nın çok hoşlaştığı haraketlerdendir.

Toplantıya saatinde gitmek yine hiç “business” değildir.

Toplantıya ortalama 10-15 dk geç katılınmalıdır.

Girer girmez “daha önce x toplantısındaydım şimdi bitti ancak gelebildim” deyip özür dilenir.
Burada “ulan bu adamda ne yoğun,sürekli toplantıda çokönemli bir adam, yönetim de önemsiyor” imajı verilir.

Toplantı gündemi daha önceden gönderilmiş olmasına rağmen, “naber abi nasıl gidiyor, şunu ne yaptınız?” diyalogları toplantı süresinin %28′ni oluşturmaktadır.

Toplantı gündeminin üzerinden bir iki madde ilerledikten sonra herkesin kendi bilinçaltındaki gündem su yüzüne çıkmaya başlar ve herkes toplantıyı kendi bilinçaltındaki gündeme göre yönlendirmek ister.

Toplantıyı yöneten kişi baskın karakterde ise buna izin vermez, toplantı süresinin %71′inde kendisi konuşur.

Toplantıyı yöneten kişi eğer pasif karakterde ise herkes kendi gündemini konuşur, toplantı uzar,uzar uzar… Herhangi bir sonuç çıkmaz.

Toplantıda herhangi bir katılımcı herhangi bir konu hakkında yaptıklarını anlatırken, O katılımcıya laf sokmak çok “business” ve “zeki” havası verir. Katılımcı, laf sokanın seviyesine inmeyip cevap vermeyince “ezik” olarak adledilir.

Toplantı platformlarında etkin performansta dalaşabilmek için katılımcılar toplantı öncesi birbirleri hakkında anlamlı argümanlar oluştururlar, deliller toplarlar. Delilbazlı, rakambazlı, raporbazlı laf sokmak ilgili Toplantı İnsanı’nı amudi olarak yükseltir.

Toplantı esnasında içecekler sorulduğunda kahve içmek (mümkünse filtre kahve veya expresso ) içmek çok “business” durur.

Toplantı esnasında ortaya konulmuş olan yiyeceklere sürekli dalmak imajı zedeleyebilir. Bunun yerine tabağa hiç dokunmadan “ben böyle şeyleri önemsemem, 3-5 cookie insanı değilim, sağlıklı beslenirim, nefsime hakimim” imajı verilir.

Toplantı notunu kimin tutacağı önemli bir husustur. Konuyu herkes birine delege etmeye çalışır. Ancak başkan konuyu birine delege ettiğinde, ilgili kişi küfrede ede toplantı notunu tutar ve herkese gönderir.

Toplantı sürecinde usulen herkesin görüşünü sormak çok “profesyonel” bir davranıştır. Ama daha “profesyonel” olanı tüm bu görüşleri aldıktan sonra yine kendi görüşü doğrultusunda aksiyon alınmasını sağlamaktır.

Gönderilen toplantı notlarını okumamak çok “business” ve “cool” bir davranıştır. Nasılsa ilgili arkadaşlar bu toplantı notunu bu kişilere bir şekilde anlatacaklardır?

Ülkemiz, bir toplantı ülkesi olduğundan iş dünyamızda toplantı odaklı bir iş dünyasıdır. Bizdeki toplantılar genelllikle muhabbet odaklı toplantılardır. Osmanlı’dan günümüze loncalarda, kıraathanelerde, toplanmaya, sohbet etmeye alışkın olan kültürel mirasımız bu alışkanlığını geçmişteki araçların post modern haliyle iş dünyasında toplantı masalarında devam ettiriyor. Bize de aksesuarlarımızı yüklenip toplantıdan toplantıya koşmak kalıyor…

Alıntıdır.